Politique de confidentialité

1. Objet et portée

La présente politique décrit comment Guernon Services Techniques (« GST » ou « nous ») recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels dans le cadre de ses services de rédaction de programmes de contrôle de la qualité (PCQ) destinés à la Régie du bâtiment du Québec (RBQ), des demandes reçues par ce site et de sa prospection commerciale.

Elle s'applique à toute personne physique dont GST traite les renseignements : propriétaires, dirigeants, représentants et employés des entreprises clientes et des entreprises sollicitées.

Elle vise à respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec), modifiée par la Loi 25.

2. Renseignements personnels recueillis

Formulaire de contact : prénom, nom, entreprise, adresse courriel, type d'activité et contenu du message.

Questionnaire PCQ : nom et adresse de l'entreprise et de ses ateliers, numéro de licence RBQ, nom, fonction, expérience et qualifications du responsable de la qualité, du dirigeant, des superviseurs et des soudeurs, coordonnées de la personne-ressource, logo (facultatif).

Prospection : nom de l'entreprise, numéro de licence, municipalité, adresse courriel et téléphone publiés au registre public des licences de la RBQ.

3. Fins de l'utilisation

• Répondre aux demandes et préparer des soumissions
• Rédiger et générer le manuel PCQ et ses annexes
• Accompagner le client jusqu'à l'approbation de la RBQ, puis lui offrir la mise à jour de son PCQ au renouvellement de son permis
• Facturer et tenir les registres exigés par la loi
• Communiquer avec des entreprises dont la licence RBQ est liée à nos services (prospection)

Les renseignements ne sont ni vendus, ni loués, ni utilisés pour du profilage. Aucune décision n'est prise uniquement par un traitement automatisé.

4. Conservation et destruction

• Dossiers clients (questionnaire, manuel, échanges) : jusqu'à 3 ans après la fin du mandat, pour accompagner le renouvellement du permis RBQ (valide 3 ans).
• Demandes de contact sans suite : 12 mois.
• Factures et pièces comptables : durée exigée par les lois fiscales (6 ans).
• Prospects : tant que l'entreprise figure au registre de la RBQ et ne s'est pas désabonnée. Une demande « STOP » est traitée dans un délai de 10 jours ouvrables.

Les données des soumissions sont supprimées automatiquement à l'échéance. Une copie de sauvegarde hebdomadaire de la liste des soumissions (sans le contenu des questionnaires) est conservée 12 mois.

5. Qui a accès et mesures de sécurité

Seul Charles Guernon, responsable de la protection des renseignements personnels, a accès aux renseignements. Mesures en place :

• Interface d'administration protégée par jeton secret, connexions chiffrées (HTTPS)
• Vérification anti-robot sur les formulaires
• Comptes des fournisseurs protégés par des mots de passe distincts
• Suppression automatique des données à l'échéance de conservation
• Registre des incidents de confidentialité

6. Fournisseurs et communication à l'extérieur du Québec

GST ne communique pas vos renseignements à des tiers, sauf obligation légale ou avec votre consentement. Pour fonctionner, GST utilise toutefois des fournisseurs qui hébergent ou transmettent des renseignements pour son compte :

• Cloudflare : hébergement du site, du questionnaire et de la base de données des soumissions
• Resend : envoi des courriels de confirmation et de notification
• Google : messagerie (Gmail) et agenda de GST
• Microsoft : stockage des dossiers clients (OneDrive) et réception des notifications (Outlook)
• Notion : suivi des mandats et de la prospection
• Anthropic (Claude) : assistant qui aide à préparer les documents et à suivre les dossiers

Ces fournisseurs peuvent conserver les renseignements à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Avant d'y recourir, GST a évalué les facteurs relatifs à la vie privée et s'assure que les renseignements bénéficient d'une protection adéquate. La RBQ reçoit le manuel PCQ lorsque le client soumet sa demande de permis.

7. Vos droits

Toute personne physique dont les renseignements sont détenus par GST dispose des droits suivants :

• Accès : connaître les renseignements vous concernant détenus par GST
• Rectification : faire corriger des renseignements inexacts ou incomplets
• Effacement : demander la suppression de vos renseignements personnels
• Portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible
• Opposition : vous opposer à un traitement dans les cas permis par la loi

Pour exercer ces droits, adressez une demande écrite au RPP. GST s'engage à répondre dans un délai de 30 jours.

8. Incidents de confidentialité

GST tient un registre des incidents de confidentialité, conformément à la loi. En cas d'incident présentant un risque de préjudice sérieux, GST notifiera la Commission d'accès à l'information (CAI) et les personnes concernées dans les délais prescrits.

9. Plainte à la Commission d'accès à l'information

Si vous estimez que vos droits en matière de protection des renseignements personnels ne sont pas respectés, vous pouvez déposer une plainte auprès de la CAI :

10. Coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels (RPP)

11. Révision de la politique

Cette politique est révisée au minimum une fois par année ou lors de toute modification significative des activités de traitement des données.